Hari ini Rabu tanggal 21 Juni 2017, Pengadilan Negeri Sidikalang kembali mengadakan Rapat Rutin untuk Bulan Mei 2017, rapat dimulai pukul 09.00 WIB bertempat di Ruang Sidang Cakra Pengadilan Negeri Sidikalang.

Rapat dipimpin oleh Ketua, Panitera dan Sekretaris Pengadilan Negeri Sidikalang serta diikuti oleh seluruh Hakim, Para Panitera Muda, Para Ka. Sub. Bag., Panitera Pengganti, Jurusita, Staf dan Honorer Pengadilan Negeri Sidikalang.

Rapat dibuka oleh Bapak Ketua Pengadilan Negeri Sidikalang.

Adapun hal-hal yang disampaikan/dibahas dalam rapat ini adalah :

OLEH KETUA PENGADILAN NEGERI SIDIKALANG :

1.    Laporan-laporan penanganan perkara dari Pidana dan Perdata

-       Panitera Muda Pidana :

Bahwa untuk minutais perkara sudah ada kemajuan, namun penginputannya sedikit terlambat karena adanya kerusakan server SIPP pada waktu yang lalu. Hingga saat ini, data yang telah masuk ke Pidana telah diinput ke SIPP.

-       Panitera Muda Perdata :

Bahwa perkara yang putus tetapi belum minutasi ada 4 (empat) perkara dan perkara perdata yang lebih dari 5 bulan ada 1 perkara.

2.    Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan

Diminta agar hal-hal yang berhubungan dengan akreditasi baik dokumen/data maupun action nya agar dikerjakan dengan serius.

3.    Hasil pengawasan oleh Hakim Pengawas PT Medan pada waktu yang lalu telah dikirimkan kepada kita, kepada Kesekretariatan agar memotokopi hasil tersebut kemudian dibagikan ke setiap bagian dan ditindak lanjuti oleh masing-masing bidang.

4.    Pemaparan hasil rapat di PT Medan pada hari Selasa 20 Juni 2017, yang diikuti oleh Ketua, Panitera dan Sekretaris.

-       Bahwa akreditasi semata-mata bukan keinginan dari Ketua Pengadilan Negeri, namun merupakan keinginan Mahkamah Agung dan bukan untuk mencari nama.

-       Kenapa sekarang ada akreditasi ?

·  Agar pengadilan tersebut menjadi profesional, mencegah adanya makelar-makelar, untuk menghendel adanya sorotan-sorotan dari masyarakat yang tidak benar, Untuk persiapan akreditasi tersebut, tidak ada alasan tidak ada dana.

-       Perbedaan Badan Pengawasan dengan Akreditasi adalah :

·         Badan Pengawasan adalah : mencari kesalahan/temuan dan jika terbukti maka akan ada sanksi, sedangkan akreditasi adalah tidak mencari kesalan/temuan, namun jika memang ada kesalahan akan diperbaiki.

-       Jangan sampai ada berkas yang hilang, jika ada berkas yang hilang merupakan tanggung jawab bersama dan jangan sampai kepada Pihak Kepolisian.

-       Supaya diadakan seminar-seminar di kantor, misalnya : menyangkut tentang Perma Tilang, Masalah Delegasi, Class Action, dan lain sebagainya.

-       Sisa perkara agar dikembalikan kepada para pihak, dengan cara : sebelum pembacaan putusan, agar pihak diingatkan untuk mengambil sisa panjar perkaranya jika memang ada, namun jika ada kekurangan juga diingatkan, atau bisa juga dengan menyurati para pihak untuk mengambil sisa panjar tersebut, karena ini bisa jadi termuan BPK.

-       Kepada Ka. Sub. Bag. Umum dan stafnya agar mengagendakan surat masuk, surat keluar, jangan samapai ada surat masuk atau keluar tidak memiliki nomor / diagendakan oleh Bagian Umum.

-       Menyangkut akreditasi, agar kita menerapkan 3 S dan 5 R.

-       Sampai saat ini, menurut lapoan dari Keuangan bahwa penyerapan anggaran DIPA 03  masih mencapai 27 %, agar menjadi bahan perhatian dan diminta kepada Bagian Keuangan agar melaporkan kepada Pimpinan.

-       Berhubungan dengan Piket malam, agar Bagian Umum dan menjadi perhatian Sekretaris, agar mempersiapkan hal-hal yang perlu bagi yang piket malam, seperti alat pengamanan, minuman, seperti kopi, gula dan lain sebagainya.

-       Teralis jendela setiap ruangan belum ada, jika memungkinkan ada dana agar dibuatkan dan pintu utama kantor agar dibuatkan kuncinya.

OLEH PANITERA :

-          Dimohonkan kepada para Majelis Hakim, pada saat pembacaan putusan agar mengingatkan pihak untuk mengambil sisa panjar perkara di Kepaniteraan Perdata dan kepada para Panitera Pengganti, pertinggal SKUM yang ada dalam berkas jangan sampai hilang, agar dapat dilihat apakah panjar perkara lebih atau kurang.

-          Kepada Bagian IT agar segera melakukan sosialisasi kepada Jurusita/Jurusita Pengganti mengenai penginputan delegasi melalui SIPP.

-          Ada informasi dari Polisi, bahwa sasaran / target pencurian pada libur panjang ini adalah akntor-kantor, maka pengamanan / khususnya bagi piket malam tetap melaksanakan tugasnya dengan baik.

-          Kepada Kesekretariatan/Bagian Umum agar segera memasang titik kumpul dalam keadaan darurat.

OLEH SEKRETARIS :

-          CCTV di Ruang Arsip perkara harus ada, menyangkut manajemen resiko.

-          Kepada honorer agar hari ini pukul 13.30 WIB, berkumpul di Ruang Sekretaris untuk membicarakan piket malam sehubungan dengan libur panjang.

OLEH WKPN :

-          Kekurangan checklist TAPM yang telah dibagikan agar segera dilengkapi dan diselesaikan dokumennya, paling lambat Bulan Juli 2017 harus sudah selesai, dan dikumpulkan kepada Anita, dimohonkan kepada Anita agar menanyakan ke setiap bidang (jemput bola).

-          Kekurangan checklist untuk Pimpinan, yang belum itu lebih ke manual mutu nya, seperti Motto PN Sidikalang belum ada.

-          Ruangan Sekretaris agar segera pindah ke atas di damping ruang WKPN, jadi selesai libur panjang ini, Ruangan Sekretaris sudah harus di atas.

-          Sehubungan dengan libur panjang, agar penahanan perkara pidana dicek, jangan sampai ada perkara yang penahanannya habis.

Saran atau pertanyaan :

-          Rocky B. F. Sitohang, SH (Hakim) :

Pintu ruangan bapak Hakim tidak bisa dikunci lagi, mohon supaya diperbaiki sebelum libur panjangan ini.

-          Rehulina (Panitera Muda Hukum) :

Pintu gerbang di bagian belakang kantor tidak bida digembok lagi/sudah rusak, agar diperbaiki.

Rapat ditutup oleh Bapak Ketua Pengadilan Negeri Sidikalang.

Hari ini Rabu tanggal 17 Mei 2017, Pengadilan Negeri Sidikalang kembali mengadakan Rapat Rutin untuk Bulan Mei 2017, rapat dimulai pukul 09.00 WIB bertempat di Ruang Sidang Cakra Pengadilan Negeri Sidikalang.

Rapat dipimpin oleh Ketua, Panitera dan Sekretaris Pengadilan Negeri Sidikalang serta diikuti oleh seluruh Hakim, Para Panitera Muda, Para Ka. Sub. Bag., Panitera Pengganti, Jurusita, Staf dan Honorer Pengadilan Negeri Sidikalang.

Rapat dibuka oleh Ketua Pengadilan Negeri Sidikalang.

Adapun hal-hal yang disampaikan/dibahas dalam rapat ini adalah :

KPN :

Sehubungan dengan akan datangnya Hakim Pengawas dari Pengadilan Tinggi Medan, agar melengkapi dan membenahi sebagai berikut :

Kepaniteraan :

-          Perara-perkara yang putus agar segera diminutasi, mohon kerja sama antara Hakim dan Panitera Pengganti.

-          Panitera Muda Perdata dan Pidana agar mengecek, perkara-perkara yang telah putus tapi belum minutasi, agar segera diselesaikan.

-          Kepada Panitera Muda Perdata agar mengecek dan membuat laporan perkara yang lebih dari 5 (lima) bulan dan menyerahkannya ke Pimpinan.

-          Kepada Panitera Muda Hukum agar membuat survey kepuasan masyarakat/pencari keadilan.

Kesekretariatan :

·         Umum dan Keuangan :

-          Penataan Perpustakaan, meskipun belum ada E-Katalog, namun fisiknya (buku) harus ditata dengan rapi dan diklasifikasikan, lengkap dengan Buku Peminjaman dan Pengembalian.

-          Inventaris Barang Milik Negara jangan sampai ada yang hilang, fisiknya harus ada.

-          Pembuatan Meja Informasi yang sudah direncakan segera dikerjakan sesuai dengan standard yang ditentukan.

-          Pembenahan Ruang sidang anak, ruang tunggu anak, dan pembuatan loket di Kepaniteraan Pidana dan Perdata harus segera dilaksanakan.

-          Kebersihan kamar mandi tetap dijaga.

-          Tempat/area parkir harus disiapkan dengan baik, seperti parkir untuk KPN, WKPN, Hakim, Panitera, Sekretaris maupun parkir untuk pengunjung/masyarakat.

-          Kartu Pengunjung harus segera dibuat.

-          Banner-banner yang sudah dibuat harus ada Document Control nya dan disimpan dengan baik.

-          Ruang ibu menyusui agar ditata kembali dengan baik.

·         Kepegawaian dan Organisasi Tata Laksana :

-          Laporan Lembar Kerja (LLK) secara manual seluruh pegawai harus segera dilaporkan kepada atasan langsung untuk dicek.

-          Surat ijin keluar kantor, surat ijin tidak masuk kantor, surat cuti, surat sakit harus lengkap dokumennya, mulai dari permohonan sampai dengan surat yang dikeluarkan oleh atasan langsung apakah diijinkan atau tidak sesuai dengan Perma No. 7 Tahun 2016.

-          Absensi pegawai, baik absen hadir/pulang, absen rapat, absen apel harus lengkap dan sibuat odnernya masing-masing, jangan digabung.

-          Komitmen Bersama agar segera dibuat SK nya dan dicetak dalam bentuk banner yang ditanda tangani oleh seluruh personil PN Sidikalang.

-          Laporan Pengawas bidang harus lengkap.

-          Membuat SK Front Office yang ditanda tangani oleh KPN.

·         Perencanaan, TI dan Pelaporan :

-          Membuat laporan penyerapan anggaran sampai dengan bulan berjalan.

-          Laporan-laporan seperti LAKIP, SAKIP, IKU, RENSTRA, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan laporan tahunan untuk Kesekretariatan harus ada arsipnya.

-          Bagian IT harus mengecek email atau website MA-RI, PT Medan, atau yang website yang berhubungan dengan instansi PN Sidikalang, jika ada surat yang harus segera ditindak lanjuti harus segera memberitahukan kepada bidang yang bersangkutan.

PANITERA :

-          Kebersihan kantor tetap dijaga.

-          Panitera Pengganti jangan sampai lupa mengisi data ke SIPP.

-          Ruang Sidang anak agar ditata dengan baik, mohon kerja sama dari Kesekretariatan.

-          Panitera Muda Pidana dan Perdata agar mengecek kolom-kolom register, jangan sampai ada yang bolong.

-          Panitera Muda Hukum agar mengecek dan memperhatikan kebersihan ruang arsip.

-          Kepada Honorer agar membuat Job Description.

SEKRETARIS :

-          Ruang Tunggu Anak segera dibenahi oleh Bagian umum, mohon kerja sama honorer.

-          Bendaharawan agar melengkapi dan membenahi berkas-berkas mengenai keuangan.

-          Bagian personalia agar menyusun absensi dengan baik.

Saran atau pertanyaan :

1.       Vini Dian Afrilia, SH (Hakim)

-          Apa motto dari Pengadilan Negeri Sidikalang ?

Jawab : Kita masih mengumpulkan ide/masukan untuk itu, nanti akan diberitahukan.

2.       Veronica Anisa Yanuari (Ka. Sub. Bag. Kepegawaian dan Organisasi Tata Laksana)

-          Melalui rapat ini, disampaikan kepada honorer agar melengkapi dan menyerahkan berkas-berkasnya seperti SK mulai dari pengangkatan pertama, Surat penugasan dan lain sebagainya agar dapat dibuat odnernya di Bagian Kepegawaian.

Jawab : Untuk menjadi perhatian dan segera dilaksanakan oleh seluruh honorer.

3.       Eljon Gultom (Panitera Pengganti)

-          Mohon kepada Bagian IT, agar lebih aktif membuka email PN Sidikalang, website, jikalau ada surat penting yang butuh penyelesaian dengan cepat supaya memberitahukan kepada bidang yang bersangkutan untuk segera  dilaksanakan, agar pengerjaannya tidak mendesak seperti waktu-waktu yang lalu.

Jawab : kepada Danny I. Manurung, S. Kom selaku Ka. Sub. Bag IT, agar menunjuk staf di ruangan khusus untuk mengerjakan itu.

-          Mohon agar persidangan dipercepat saja, jikalau tidak keberatan, mohon kepada KPN Sidikalang sidang dimulai pukul 10.00 WIB, agar persidangan berlangsung tidak terlalu sore/malam.

Jawab : Untuk persidangan tersebut, akan dikoordinasikan dengan Kejaksaan terlebih dulu, lebih cepat sidang memang lebih baik.

Rapat ditutup oleh Ketua PN Sidikalang.